Picking y preparación de pedidos: hacia un modelo eficiente
Entregar el mayor número de pedidos en el menor tiempo posible y minimizando el coste. Es, en definitiva, la premisa principal de la logística. Optimizar los costes en la preparación de los pedidos (en tiempo, organización y recursos) es un punto clave para obtener un alto nivel de productividad en la cadena de suministro. Aquí es donde entra en escena el picking, que puede llegar a ser determinante a la hora de reducir el impacto de estos costes.
Es una operativa más dentro de la preparación de pedidos, pero no sólo es importante saber qué es el picking, sino también cómo se puede agilizar este proceso para conseguir reducir el número de pasos al mínimo posible y así obtener un rendimiento óptimo.
¿Qué es el picking?
El picking, que no se debe confundir con packing (referente al envasado y embalaje de productos), es el proceso de localización y extracción de unidades sueltas y la posterior composición del conjunto de artículos que van a componer el pedido final. Desde la unidad de carga hasta la unidad de pedido.
Pero, ¿cómo conseguir un picking eficiente? Para ello, el layout del almacén (diseño en plano) será fundamental. La distribución del espacio debe permitir al preparador de pedidos el acceso a los productos de forma eficiente, y así facilitar su identificación y localización dentro del almacén y ser recogidos de una forma ágil para completar el pedido.
En estos desplazamientos es donde se emplean más tiempo y recursos, por ello la optimización del layout del almacén cobra tanta relevancia. También es importante que la preparación de pedidos esté precedida de una planificación previa que ayude a gestionar y priorizar los recursos.
Para obtener una mayor productividad del trabajo de los operarios, lo más efectivo es combinar tanto los distintos sistemas de almacenaje como el método de preparación de los pedidos a fin de optimizar todo el proceso. El propio layout del almacén estará condicionado a los pedidos que han de prepararse en el día a día.
El almacenaje de los productos debe hacerse en función de la demanda, ubicando los artículos menos frecuentes en los niveles más altos, y los más demandados en los niveles inferiores, para así hacer más rápida y ágil la labor de los operarios.
Según esté almacenada la mercancía, los preparadores de pedidos pueden hacer:
- picking a nivel del suelo o picking a bajo nivel, con los productos con una demanda más alta,
- o picking a nivel medio o picking a alto nivel, para los productos que son recogidos con una menor frecuencia y que requieren de un picking vertical por parte del operario, usando transelevadores u otro tipo de maquinaria.
Además, un layout de almacén adecuado, junto con una eficiente gestión del inventario, facilita la memorización por parte del preparador de pedidos de la localización de los productos, favoreciendo así la disminución de los tiempos de preparación del pedido y agilizando toda la operativa.
“Un layout de almacén adecuado facilita la memorización de la localización de los productos, favoreciendo la disminución de los tiempos de preparación del pedido.”
Hombre a producto, Producto a hombre y Cross-docking
La zona de picking ha de estar adecuada, como hemos visto, a las particularidades de cada almacén y a las características del propio pedido. Hay que tener en cuenta la ubicación de la mercancía, así como la distancia a recorrer para obtener las unidades, las dimensiones y el peso de las mismas, la posición en la que se almacena el producto, etc.
De esta forma, la preparación de pedido se hará:
- Hombre a producto
Con este método es el preparador de pedidos el que se desplaza por el almacén para recoger las cantidades indicadas. Esto se puede hacer de dos formas: "Contenedor a contenido" (el operario compone uno o varios pedidos desplazándose y recogiendo las unidades necesarias), o "Contenido a contenedor" (se recogen todas las unidades necesarias para posteriormente, en la zona de picking, componer todos los pedidos). - Producto a hombre
Con tiempos de preparación cortos o gran volumen de pedidos, este método aporta muchas ventajas. Aquí el operario no se desplaza, sino que mediante un sistema automatizado, es la mercancía la que va, a través de transportadores, desde su lugar de almacenaje hasta el trabajador, y es este quien recoge la cantidad solicitada en el pedido. Ahorra el tiempo empleado por los operarios en los recorridos, a la vez que se gana el espacio del almacén dedicado a la zona de picking, entre otras ventajas. - Cross-docking
Con este método, la mercancía no se encuentra almacenada en las estanterías del almacén (o permanece por un breve período de tiempo), sino que se distribuye directamente al destinatario final casi directamente del proveedor, sin la necesidad de realizar el proceso de picking. La mercancía simplemente 'cruza el muelle' del almacén, de ahí su definión en inglés: cross-docking.
Más tecnología, menos errores y mayor eficiencia
Donde se producen la mayor cantidad de errores en la preparación de pedidos es en el proceso de picking. El uso de dispositivos puede ayudar considerablemente a minimizar al máximo los errores durante este proceso.
Los sistemas pick-to-light facilitan una preparación de pedidos sin necesidad de una picking list, iluminando la ubicación exacta del artículo en el almacén y mostrando al preparador de pedidos la cantidad a recoger, guiándole durante el proceso en todo momento. Por su parte, en el sistema voice-picking el operario recibe toda esta información de manera sonora, a través de un sistema de comunicación interactivo. Son de una gran sencillez en cuanto a su uso, apenas requieren formación para los trabajadores, y reducen notablemente el margen de error.
Adicionalmente, la implementación de un sistema de gestión de almacenes (SGA) ayudará a obtener una mayor eficiencia en todo el proceso de la preparación de pedidos, en especial en lo referente al seguimiento del proceso y la gestión automatizada de los documentos, tales como:
- Orden de pedido (o picking list), donde se detalla qué producto recoger, cantidad, localización, recorrido en almacén, etc;
- Nota de entrega (o albarán), que es el justificante de recepción para el destinatario y de entrega realizada para el transportista, mediante la PEE (prueba de entrega electrónica);
- Packing list, que detalla las características de los productos contenidos en el pedido;
- Hoja de ruta, que indica al transportista el destino de entrega;
- Ruta de reparto;
- Tracking number (o número de seguimiento), utilizado para la monitorización y seguimiento del envío.
También será de gran ayuda en el proceso de:
- verificación de las unidades recogidas,
- acondicionamiento del pedido,
- embalaje,
- traslado a la zona de expedición,
- gestión de la documentación relacionada con el pedido,
- proceso de carga,
- y en definitiva, todo lo relacionado con la preparación del pedido para su expedición.
Además, con un SGA se podrán configurar indicadores (KPI logísticos) para medir el rendimiento de todo el proceso de la preparación de pedidos e identificar lo que se está realizando de manera ineficiente.
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