¿Cómo optimizar el coste logístico de tu empresa?
Optimizar el coste y aumentar los beneficios del negocio es el objetivo fundamental de todo planteamiento logístico. Para ello, la eficiencia en el aprovisionamiento, almacenamiento y transporte de la mercancía es el factor clave, pero ¿cómo logramos ser eficientes para que los costes de nuestra logística no obstaculicen el éxito de nuestra empresa?
¿Sabías que los principales costes logísticos de tu negocio suponen un impacto económico superior al 10% de tus ventas? Conocer bien tu propio proceso y optimizarlo es fundamental para el balance de tu cuenta de resultados. Hablamos de optimizar costes, no de recortarlos, algo que puede resultar peligroso y tener un efecto en cascada contraproducente, llegando incluso a comprometer la satisfacción del cliente, algo que jamás debemos vulnerar.
Para evitar este tipo de “ahorro”, hay que conocer primero en detalle cómo se reparten los costes logísticos derivados de nuestra actividad comercial para luego decidir cuál es la mejor forma de optimizarlos.
Los costes logísticos pueden ser clasificados en tres grandes ámbitos dentro de cualquier cadena de suministro:
- Costes de aprovisionamiento: son aquellos costes derivados de la adquisición de stock para su almacenamiento. Aquí es importante saber encauzar buenos acuerdos comerciales con los proveedores.
- Costes de almacenamiento: son aquellos costes derivados de almacenar la mercancía que posteriormente será trasportada hasta el consumidor final. Aquí cobra especial importancia mantener unos niveles de stock adecuados según la demanda de los productos a comercializar.
- Costes de transporte: son aquellos costes derivados de transportar la mercancía almacenada hasta el consumidor final. Supone una partida muy significativa e inestable a merced de factores cambiantes como el precio del carburante.
Veamos en detalle cada uno de estos apartados.
Costes de aprovisionamiento
En los costes de aprovisionamiento, hay activos implicados como material de oficina, sistemas informáticos, suministros (luz, agua, teléfono) y recursos humanos. Pero además, en la gestión de compras hay otros factores que pueden impactar negativamente en el coste de abastecimiento, como el elevado número de trámites administrativos, errores en la recepción, mala relación con proveedores o un volumen de stock inadecuado según la demanda.
“Controlar el abastecimiento justo de stock puede ser un factor decisivo para el balance de nuestra cuenta de resultados e incluso para nuestra propia supervivencia.”
En este contexto, es de suma importancia controlar el stock que vamos a almacenar, especialmente cuando nuestro negocio comercializa productos perecederos o vulnerables al deterioro en su sistema de almacenamiento. Controlar el abastecimiento justo de stock puede ser un factor decisivo para el balance de nuestra cuenta de resultados e incluso para nuestra propia supervivencia. Para ello existen tecnologías de vanguardia que nos ayudan en esta, en ocasiones compleja, tarea. De ello hablamos en el artículo “IA en la cadena de suministro: previsión de la demanda”.
Costes de almacenamiento
Los principales costes de almacenamiento pueden clasificarse en los siguientes grupos:
- Costes derivados del espacio de almacenamiento. Nos referimos al edificio donde almacenamos el stock. Aquí entran en juego el alquiler o amortización del almacén, su mantenimiento, reparaciones, seguros e impuestos asociados (IBI).
- Costes derivados de las instalaciones. Se refiere a todos aquellos elementos necesarios para el almacenamiento y manejo de mercancías dentro del almacén. Hablamos de herramientas y equipos de manutención (manuales y automáticos como transpaletas o transelevadores), sistemas de picking y embalaje automático, estanterías industriales e incluso el software de gestión de almacenes (SGA), que aunque no es un elemento tangible, es crucial para la actividad y tiene igualmente asociado una inversión. A estos activos hay que sumarle el coste asociado a su reparación y mantenimiento, como la inspección técnica de estanterías.
- Costes derivados de manipulación. Son aquellos costes ligados a todos aquellos elementos que posibilitan el flujo de materiales en el almacén. Aquí incluimos los costes de recursos humanos, coste de amortización de equipos técnicos y suministros (energía, limpieza, agua, etc.).
- Costes derivados de mantenimiento de stock. En este ámbito, intervienen los costes que el almacenamiento del propio stock genera (capital inmovilizado que no puede ser destinado a otras partidas) y coste de los seguros asociados a ese stock.
- Otros costes imprevistos. Aquí podemos enumerar una serie de costes que tienen que ver con la ineficiencia o imprevisibilidad, como falta de stock por error de cálculo en la previsión (lo que impacta negativamente en la imagen de marca y la fidelidad), roturas o daños de stock, descuadres en el inventario (por causas como el robo) o la obsolescencia del stock almacenado (sobre todo cuando hablamos de productos perecederos).
En general, los costes asociados al almacenamiento varían sustancialmente de un tipo de negocio a otro, ya que intervienen múltiples factores como la proliferación de SKU, dimensiones del producto almacenado, estacionalidad o el sistema de picking necesario. Aún así, toda logística comparte una serie de reglas que actúan como denominador común de cara a la optimización en el sistema de almacenamiento:
- Estandarizar las unidades de carga.
- Analizar en profundidad las fluctuaciones de stock por periodos para organizar un sistema de almacenaje eficiente.
- Alinear el método de preparación de pedidos con el layout de almacén y el sistema de estanterías más idoneo para ello.
- Elegir un sistema de embalaje que asegure la integridad del producto y no ocupe más espacio del necesario. Aquí también es importante que este embalaje sea eco-friendly por el impacto de los paquetes en el medioambiente.
- Elegir adecuadamente la ubicación del almacén.
Para tener una visión más cercana de las posibilidades de optimización en el almacenamiento de stock, puedes consultar nuestro artículo Cuándo optimizar tu diseño de almacén.
Costes de transporte
El transporte es el último eslabón de la cadena hasta el consumidor final (sin contar con la logística inversa) y una partida fundamental dentro de los costes logísticos de cualquier organización. Decisiones como el tipo de transporte a utilizar (por tierra, mar o aire) o si trabajamos con flota propia vs subcontratada, puede alterar significativamente los costes derivados de este ámbito.
“La elección adecuada de las rutas de transporte juega un papel decisivo en el control de gastos en el ámbito logístico.”
Sin embargo, es en la elección del sistema de gestión del transporte y su información, unido a la confección de las rutas, donde encontramos más margen para la optimización. Muchas veces, no se realizan entregas a tiempo porque las rutas no están bien confeccionadas y esto es crítico por su nivel de importancia. Hay que tener en cuenta además que en la era internet, el auge del e-commerce ha impulsado a las empresas a tener muy en cuenta estos factores para mantener los costes a raya en el transporte, dado que el cliente exige entregas cada vez más inmediatas.
La logística 4.0 está revolucionando el mercado y obligando a las empresas a operar con soltura en el terreno digital. Gracias a este nuevo ecosistema tecnológico, existen herramientas que permiten un control detallado del coste unitario por envío a través de diversas métricas y comparativas. Así, podremos tomar decisiones en aras de reducir costes de transporte, optimizando la capacidad cúbica de los contenedores con pedidos que incluyan productos compatibles entre sí. De esta manera aprovechamos mejor el espacio de cada envío reduciendo su coste unitario.
El gran reto de la optimización
Reducir los costes en la logística de cualquier organización es una tarea compleja que debe realizarse desde un enfoque integral, ya que de lo contrario tenderemos al “ahorro”, minimizando gastos por un lado que pueden causar un efecto negativo en otros puntos importantes dentro de la cadena de suministro. Por ejemplo, es interesante conseguir descuentos por volumen en la gestión de compras, pero luego hay que mantener ese excedente de stock y evitar que sufran los costes derivados de su almacenamiento.
Conocer todas las variables es crucial para una buena planificación logística y evitar recortar costos esenciales para la calidad de los servicios. La mejor forma de operar es trabajar con indicadores, inteligencia de datos y seguimiento de resultados. Con las herramientas adecuadas, se pueden detectar cuellos de botella a lo largo del proceso que nos permitan abordar aquellas áreas problemáticas que están disparando el coste e impactando negativamente en nuestra cuenta de resultados.
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